Buahan Sehat

SURAT DAN TATA USAHA

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu :

1. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

2. Surat Segera

Adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

3. Surat Biasa

Adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

2.3.4. JENIS SURAT BERDASARKAN DINAS POS

Surat berdasarkan dinaspos adalah surat-surat yang dikirimkan melalui kartu pos dan dikenakan biaya sesuai dengan peraturan dinas pos. Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

1. Surat Biasa

Adalah surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

Latihan di Excel

Menghitung Gaji Karyawan

Program excel akan mempermudah pengisian gaji yang menggunakan rumus-rumus. Contoh menghitung gaji karyawan menggunakan rumus di program excel.


Sedangkan untuk pengisian kolom diberikan beberapa ketentuan seperti terlihat pada gambar dibawah ini :

MENJAGA DAN MENYIMPAN ARSIP & ATK SEKOLAH

Arsip dan dokumen yang ada di kantor sekolah sangatlah penting untuk data sekolah. untuk itu perlu penyimpanan yang baik dan benar agar semua barang dapat terjaga dengan baik.

Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah yang diperlukan untuk penyimpanan.Aspek ini biasa disebut lemari, yang dapat dibedakan menjadi:
a. Lemari yang diperlukan untuk menampung barang hasil pengadaan yang terletak pada unit. Biasanya lemari juga digunakan untuk menyimpan barang yang akan dijadikan stok/persediaan.
b. Cabinet pemakai, yaitu lemari yang digunakan untuk meyimpan barang-barang yang akan dan telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.

Aspek administratif adalah hal-hal yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dalam penyimpanan seperti: bendaharawan kepala gudang, urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan, dan pemeliharaan, urusan pengeluaran. Struktur organisasi penyimpanan.

2. Prosedur dan tata cara penyimpanan barang

a. Penerimaan, hal-hal yang dilakukan dalam penerimaan barang antara lain:
1) Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak yang menerima barang. Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam penerimaan dan pemeriksaan barang.
2) Memeriksa barang yang diterima baik fisik maupun kelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan.
3) Membuat berita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang.
b. Penyimpanan barang dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam hal ini adalah:
1) Meneliti barang-barang yang akan disimpan
2) Menyiapkan barang-barang tersebut berdasarkan pengelompokkan-pengelompokkan tertentu/harga
3) Mencatat barang tersebut ke dalam buku penerimaan, kartu barang dan kartu stok.
4) Membuat denah lokasi barang-barang yang disimpan agar dapat dikeluarkan secara tepat.
5) Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB).
c. Penyimpanan sarana dapat dikatakan suatu kegiatan simpan menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru maupun rusak dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang yang ditunjuk pada suatu sekolah.
d. Penyimpanan barang dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) Barang-barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.
2) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan penggunaan atas semua barang yang ada dalam ruang atau gudang.
3) Secara berkala atau insidental diadakan pengontrolan dan perhitungan barang persediaan agar diketahui apakah memenuhi kebutuhan.
4) Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di gudang.

Barang-barang yang sudah dianggarkan dalam pengadaan barang jika sudah terealisasi sebaiknya langsung disimpan ke bagian penyimpanan barang, selanjutnya diterima dan diinventarisasi dan dicatat ketika barang tersebut akan dikeluarkan agar terlihat tertib dan rapi. Untuk sekolah-sekolah besar biasanya ada seorang yang ditunjuk sebagai petugas penyimpanan barang di gudang, baik barang yang baru direncanakan dalam pengadaan barang mapunun yang sudah tidak dipakai atau rusak. Namun di sekolah yang sedang biasanya dilakukan oleh beberapa warga sekolah diantaranya penjaga sekolah dan guru.

Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:
1) Barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi, dan aman.
2) Dibuatkan daftar nama tempat barang penyimpanan agar mudah ditemukan.
3) Barang yang mudah rusak dimasukan ke dalam pelindung (lemari).
4) Barang-barang yang kecil seperti barang ATK disimpan dalam sebuah wadah yang mudah dijangkau dan ditemukan.
5) Barang-barang yang besar ditempatkan dengan aman dan nyaman.
6) Barang elektronik sebaiknya disimpan di ruangan yang lebih aman seperti besi teralis.
7) Barang yang terbuat dari kertas diusahakan jauh dari tempat basah, lembab, dan air.
8) Barang yang disimpan dalam lemari sebaiknya sering dibuka untuk menghindari penjamuran bila lembab.
9) Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat yang bebas dari faktor perusak seperti panas, lembab, dan lapuk.
10) Mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.
11) Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut ketentuan bahwa persediaan lama harus lebih dulu digunakan.
12) Harus diadakan inventarisasi secara berkala.
13) Sebaiknya dilakukan kontrol atau service terhadap barang-barang tertentu agar tidak mudah rusak.
14) Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

TIPS MERAWAT ATK SEKOLAH

Menjaga dan merawat ATK atau alat tulis kantor adalah  penting dalam mendukung tugas guru dalam mengajar. Guru penting untuk mempunyai keyakinan bahwa sekolah tempat ia mengajar mendukung tugasnya sebagai ujung tombak penyelenggaraan pendidikan di kelas.


Untuk mendukung efisiensi penggunaan dan pemakaian ATK maka sekolah perlu membuat sistem sebagai berikut;

• Sekolah melakukan pembelian ATK secara berkala yang kemudian sekolah menyediakan ruang khusus yang di dalamnya berisi kertas-kertas, alat tulis dan lain sebagainya yang diperlukan oleh guru dalam mengajar dan membuat pajangan. Orang yang bertanggung jawab pada ruangan ini dan seisinya adalah petugas khusus atau orang yang dipercayakan di bawah kendali wakil kepala sekolah bidang sarana dan prasarana yang juga akan melakukan pembelian kepada supplier yang sekolah tunjuk dan bersaing dari sisi harga dan kembali mengeceknya jika pesanan dari pihak supplier sudah datang.
• Penting sekali bagi sekolah untuk melakukan pembelian secara berkala dan mempunyai ruang penyimpanan khusus di sekolah mengingat guru biasanya melakukan perencanan seminggu sekali, jika sekolah lambat menyediakan maka tujuan pembelajaran akan menjadi tidak berhasil
• Jika guru memerlukan material untuk mendisplay ia bisa menulis di form yang sudah disediakan lalu meminta persetujuan kepala sekolah. Tugas kepala sekolah adalah mengecek dan bertanya kembali pada guru yang bersangkutan mengenai penggunaan ATK yang ia pesan.
• Di awal tahun ajaran, sekolah memberikan ‘starter pack’ yang berisi alat tulis yang akan digunakan memulai tahun ajaran misalnya pulpen untuk mengoreksi, spidol secukupnya untuk menulis, kertas serta hal lain yang sekiranya bisa digunakan untuk guru bisa memulai tahun ajarannya dengan semangat. Guru tetap bisa meminta kembali sekiranya alat tulisnya ternyata sudah habis.
• Murid juga diberikan starter pack yang berisi alat tulis serta alat mewarnai dan murid dipersilahkan untuk membeli sendiri jika alat tersebut sudah habis. Tentunya sekolah mesti sediakan tempat menyimpan yang layak untuk siswa meletakkannya di kelas.

Demi mengelola pengeluaran yang mesti dibeli oleh sekolah, sebagai institusi pendidikan sekolah mesti melakukan langkah sebagai berikut;

• Guru mesti diajarkan untuk melakukan efisiensi caranya dengan menggunakan kertas bekas (yang masih kosong sisi satunya untuk print)
  • Guru diberi pelatihan melakukan display karya siswa dengan bahan-bahan bekas dan murah. Guru juga bisa meminta murid untuk membawa, kertas bekas, Koran bekas dan lain-lain dari rumah sebagai bahan display
  • Saat meminta ATK guru mesti bertanya pada dirinya sendiri dahulu ; “apakah jumlah ini diperlukan oleh saya atau bisa dikurangi” atau “bisakah saya mengganti nya dengan bahan lain”
  • Setelah menerima ATK yang dipesan sekolah mesti pastikan digunakan dengan maksimal, gunakan dua sisi bagian kertas dan hanya membuangnya jika sudah menjadi bagian-bagian kecil yang sudah tidak bisa digunakan lagi.

Guru pun juga manusia yang kadang alpa dan tidak maksimal atau malah boros dalam menggunakan ATK, tugas sekolah untuk mengingatkan dan memberi pelatihan agar guru terampil, efisien dan maksimal dalam menggunakan ATK.

Cara Merawat Komputer

                        

Biasanya komputer digunakan secara aktif oleh orang-orang kebanyakan lebih dari dua belas jam. Atau bahkan ada juga yang selama berhari-hari tidak dimatikan. Hal ini tentu saja menjadi salah satu pemicu cepat rusaknya komputer anda. Jika komputer anda rusak mau tidak mau harus mengeluarkan biaya untuk membetulkannya. Bahkan jika kerusakannya sudah fatal anda harus segera menggantinya dengan yang baru. Untuk itulah sebaiknya kita tahu beberapa tips merawat komputer yang sederhana di bawah ini.

1. Menjaga kebersihan komputer
Hal pertama yang harus dicatat dalam tips merawat komputer yang sederhana adalah dengan membersihkannya sesering mungkin. Bersihkan semua bagiannya, seperti casing, monitor, keyboard, mouse, motherboard, power supply, dan lain-lain. Untuk bagian luarnya, anda bisa menggunakan cariran khusus yang sudah terpercaya. Anda bisa konsultasikan terlebih dahulu dengan mereka yang sudah ahli, sedangkan untuk bagian dalamnya anda bisa menggunakan kuas.

Hal kedua yang juga penting dalam tips merawat komputer yang sederhana adalah untuk menghindari makan saat sedang menggunakan komputer. Walaupun anda yakin bahwa anda sudah makan dengan rapi, namun tetap saja remah-remah makanan dan juga abu rokok akan menempel pada komponen komputer sehingga membuat lebih mudah rusak. Hindarilah kebiasaan ini agar komputer anda tetap terjaga kebersihannya.

2. Lepaskan perangkat yang tidak terpakai lagi
Biasanya hal ini sering anda lupakan karena sedang terburu-buru atau bahkan ada beberapa yang malas karena merasa barang-barang tersebut akan sering digunakan jadi untuk apa repot-repot dilepas. Namun bagi anda yang ingin tips merawat komputer yang sederhana, anda harus selalu mengeluarkan CD/DVD dari CD/DVD drive agar komputer anda tidak selalu mengecek isi dari CD/DVD tersebut sehingga CD/DVD drive anda akan bertahan lama atau tetap awet. Lakukan juga hal yang sama dengan flashdisk atau hardisk.

3. Jauhkan dari binatang-binatang seperti cicak, kecoa, atau semut
Nah binatang-binatang ini sangat berbahaya jika sampai masuk ke dalam CPU anda. Begitu juga dengan anda yang memiliki laptop, jangan sampai semut-semut tersebut masuk ke dalam daerah keyboard anda karena mereka bisa masuk mesin dan merusak perangkat dalam komputer anda. Bisa jadi CPU yang dimasuki oleh cicak atau kecoa menyebabkan terbakarnya power supply anda. Jadi tips merawat komputer yang sederhana ini tolong lebih diperhatikan.

4. Jaga suhu komputer
Perhatian bagi anda yang sering menggunakan komputer dalam waktu yang lama. Pastikan suhu CPU komputer anda selalu dalam keadaan dingin, terutama processornya. Sangat disarankan untuk menambahkan kipas pendingin atau bisa juga dengan collong fan dan blower untuk menjaga kestabilan suhu processor anda. Jika perlu anda bisa juga memasang program atau software yang bisa membantu untuk mendinginkan processor. Sedangkan untuk monitor anda, lakukan dengan mengatur setting pada screen saver dan power saving.
Itulah beberapa tips merawat komputer yang sederhana yang dapat anda lakukan untuk menghindari kerusakan. Rajin-rajinlah merawat komputer anda agar tidak cepat rusak

Meskipun saat ini harga sebuah printer, khususnya printer inkjet relatif lebih murah jika dibandingkan dengan harga catridge tintanya sendiri, ada baiknya kita tetap merawat printer yang kita pakai agar tetap awet dan hasil cetakannya tetap terjaga kualitasnya. Dibawah ini ada beberapa tips dalam perawatan printer (terutama jenis inkjet) berdasarkan pengalaman penulis yang mudah-mudahan bisa membatu.

1. Gunakan Printer secara berkala.
Banyak pengguna printer terutama printer milik pribadi yang tidak mengetahui hal ini, saya sendiri sering mendapat keluhan dari  temen-temen yang mendapati hasil cetakan printer kurang bagus padahal printernya ga pernah dipake. Mereka tidak menyadari kalau Printer yang lama tidak digunakan bisa mengakibatkan tidak lancarnya aliran tinta pada nozle sehingga kualitas cetakan kurang bagus. Untuk menjaga printer tetap awet dengan kualitas cetakan yang bagus,gunakanlah printer untuk mencetak dokumen hitam dan berwarna 1-2 lembar secara periodik 2 - 3 kali seminggu. Apabila catridge tinta telah kosong segeralah ganti dengan yang baru.

2. Bersihkan Printer dari kotoran.
Menjaga kebersihan diluar dan di dalam Printer merupakan langkah yang tidak kalah pentingnya untuk menjaga agar printer tetap awet. Saya pernah mendapati printer yang tidak bisa ngeprint dengan indikator paper jammed, setelah saya cek ternyata terdapat sisa kertas yang mengganjal pada bagaian sensor kertas. Terutama apabila printer yang kita gunakan adalah jenis dot matrik, dimana kertas yang digunakana merupakan jenis continuous yang meninggalkan sisa-sisa kertas ketika selesai nge-print. Klo ada gunakanlah vacum cleaner kecil untuk menarik debu dan kotoran dari dalam printer.

3. Berilah Gemuk / Pelumas.
Sesekali setelah dibersihkan berilah gemuk atau pelumas pada bagian poros tempat head printer atau catridge agar bisa bergerak dengan lancar. Dengan lancarnya pergerakan dari head printer atau catridge, diharapkan bisa menjaga kondisi printer tetap baik dan akhirnya printer menjadi lebih awet.

4. Hati-hati mengganti Catridge Tinta.
Kehati-hatian adalah hal yang utama, tak terkecuali dalam merawat printer. Salah satunya adalah ketika kita hendak mengganti catridge printer dengan yang baru. Maklum saja dalam catridge ini terdapat titik-titik conduktor penghubung aliran listrik. Biasanya setelah dibuka cover bagian atas, catridge akan bergerak dan diam ditengah. Dalam kondisi tersebut kita bisa mengganti catridge dengan yang baru. Pastikan posisinya sudah terpasang dengan benar dan baru cover ditutup kembali.

5. Gunakan Diagnostic Tools.
Apabila terdapat masalah pada hasil cetakan printer, gunakanlah tool diagnostic yang biasanya terdapat dalam menu maintenance printer. Jalankanlah perintah seperti cleaning nozzle, print head alignment, roller cleaning dll sebagai salah satu cara untuk me-maintenace dan merawat printer Anda.

6. Saat terjadi Paper Jammed
Kondisi paper jammed (kertas macet), merupakan hal yang bisa merusak mekanik printer. Apabila terjadi paper jammed lakukan hal sebagai berikut:
-Matikan Printer dengan mencabut kabel power.
-Bereskan kertas yang macet secara hati-hati, kalau hendak mencabut kertas tariklah kertas searah dengan arah -keluar kertas.  misalnya untuk tipe Canon 1980 dimana kertas dimasukkan dari bagian atas, maka tariklah kertas ke bagian bawah.
NB: Jangan matikan printer dengan mencabut kabel power kalau tidak terpaksa. Matikanlah printer dengan menekan tombol OFF.

7. Gunakanlah Tinta yang Asli
Harga catride yang asli memang lebih mahal apabila dibandingkan dengan kemasan refill tetapi apabila printer yang anda gunakan juga tidaklah murah, dan kualitas cetakan merupakan hal yang utama maka lebih baik gunakan selalu tinta original.

8. Bersihkan Tempat Pembuangan Limbah Tinta.
Untuk printer yang sering digunakan, sesekali periksalah kodisi tempat penampungan limbah (waste ink tank) yang terdapat didalam printer. Jagalah jangan sampai luber dan mengotori printer Anda. Klo perlu mintalah bantuan temen Ada yang mengerti cara membersihkan tinta yang terdapat dalam waste ink tank ini.

Alat tulis kantor baik yang berupa pensil, polpen, steples dan lain-lain terkadang susah ditemukan disaat akan digunakan. Pasti akan menjengkelkan padahal ternyata barang- barang itu tidak hilang, tapi tersembunyi di balik tumpukan berkas di atas meja kerja. Bisa juga tertinggal di meja kerja rekan. Jangan buru-buru minta polpen baru.

Berikutnya agar tidak pusing mencarinya, ada bagusnya meletakan ditempat khusus, yang paling strategis dalam jangkauan setiapkali selesai menggunakannya, langsung meletakannya kembali di tempat tersebut, jadi tidak akan hilang benda-benda yang sederhana tapi penting ini. Selain itu, meja kerja juga lebih rapi tanpa alat tulis yang berserakan.

Kalau rekan kerja punya kecenderungan meminjam alat kantor dan sering lupa mengembalikan peralatan tulis, memasang nama dibolpoin bisa dipertimbangkan. Memang nama di bolpoin itu tidak bisa menjerit minta untuk dikembalikan, tapi dengan adanya nama tertera dibolpoin , paling tidak rekan kerja akan ingat dari siapa dia meminjamnya dan bisa segera mengembalikan.

 

Cara Merawat Peralatan Kantor (Papan Tulis & Mesin Laminating)

Cara Merawat Peralatan Kantor  (Papan Tulis & Mesin Laminating)

Membeli barang memang terkadang mudah tapi menjadi sedikit susah untuk merawat. Banyak orang merasa malas untuk merawat barang yang telah mereka beli dan akhirnya mendapati barang-barang mereka rusak. Membeli lagi bisa jadi solusi yang tepat tapi akan sangat berpengaruh pada kondisi keuangan Anda. Anda perlu mengetahui bagaimana merawat dan menjaga barang-barang Anda, terlebih peralatan kantor. Pasti Anda tidak mau bila disuruh ganti rugi atas kerusakan peralatan kantor yang menjadi tanggung jawab Anda kan?

Yang perlu Anda perhatikan dalam merawat peralatan kantor Anda, misalnya papan tulis, adalah board marker yang Anda pakai. Jangan sampai Anda salah memakai board marker yang permanen karena tidak akan bisa dihapus dan kalaupun bisa dihapus tentu akan sedikit memberikan cacat pada white board Anda. Untuk membersihkan papan tulis Anda dari noda-noda spidol, Anda bisa memanfaatkan lotion obat nyamuk. Bagaimana caranya? Oleskan lotion obat nyamuk di papan tulis lalu gosoklah dengan menggunakan lap dengan arah melingkar. Cukup mudah bukan?



Lain halnya bila Anda harus merawat mesin laminating. Menggali pengetahuan tentang penggunaan mesin ini merupakan hal yang wajib. Beberapa masalah sering didapati pada mesin laminating, yaitu lengket, macet atau bahkan kepanasan. Menggunakan mesin ini tanpa bantuan operator dapat menimbulkan masalah seperti tersebut di atas. Pastikan Anda mendapatkan pelatihan yang tepat dari operator mesin ini untuk menghindari masalah-masalah yang mungkin timbul.