MENJAGA DAN MENYIMPAN ARSIP & ATK SEKOLAH

Arsip dan dokumen yang ada di kantor sekolah sangatlah penting untuk data sekolah. untuk itu perlu penyimpanan yang baik dan benar agar semua barang dapat terjaga dengan baik.

Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah yang diperlukan untuk penyimpanan.Aspek ini biasa disebut lemari, yang dapat dibedakan menjadi:
a. Lemari yang diperlukan untuk menampung barang hasil pengadaan yang terletak pada unit. Biasanya lemari juga digunakan untuk menyimpan barang yang akan dijadikan stok/persediaan.
b. Cabinet pemakai, yaitu lemari yang digunakan untuk meyimpan barang-barang yang akan dan telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.

Aspek administratif adalah hal-hal yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dalam penyimpanan seperti: bendaharawan kepala gudang, urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan, dan pemeliharaan, urusan pengeluaran. Struktur organisasi penyimpanan.

2. Prosedur dan tata cara penyimpanan barang

a. Penerimaan, hal-hal yang dilakukan dalam penerimaan barang antara lain:
1) Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak yang menerima barang. Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam penerimaan dan pemeriksaan barang.
2) Memeriksa barang yang diterima baik fisik maupun kelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan.
3) Membuat berita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang.
b. Penyimpanan barang dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam hal ini adalah:
1) Meneliti barang-barang yang akan disimpan
2) Menyiapkan barang-barang tersebut berdasarkan pengelompokkan-pengelompokkan tertentu/harga
3) Mencatat barang tersebut ke dalam buku penerimaan, kartu barang dan kartu stok.
4) Membuat denah lokasi barang-barang yang disimpan agar dapat dikeluarkan secara tepat.
5) Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB).
c. Penyimpanan sarana dapat dikatakan suatu kegiatan simpan menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru maupun rusak dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang yang ditunjuk pada suatu sekolah.
d. Penyimpanan barang dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) Barang-barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.
2) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan penggunaan atas semua barang yang ada dalam ruang atau gudang.
3) Secara berkala atau insidental diadakan pengontrolan dan perhitungan barang persediaan agar diketahui apakah memenuhi kebutuhan.
4) Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di gudang.

Barang-barang yang sudah dianggarkan dalam pengadaan barang jika sudah terealisasi sebaiknya langsung disimpan ke bagian penyimpanan barang, selanjutnya diterima dan diinventarisasi dan dicatat ketika barang tersebut akan dikeluarkan agar terlihat tertib dan rapi. Untuk sekolah-sekolah besar biasanya ada seorang yang ditunjuk sebagai petugas penyimpanan barang di gudang, baik barang yang baru direncanakan dalam pengadaan barang mapunun yang sudah tidak dipakai atau rusak. Namun di sekolah yang sedang biasanya dilakukan oleh beberapa warga sekolah diantaranya penjaga sekolah dan guru.

Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:
1) Barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi, dan aman.
2) Dibuatkan daftar nama tempat barang penyimpanan agar mudah ditemukan.
3) Barang yang mudah rusak dimasukan ke dalam pelindung (lemari).
4) Barang-barang yang kecil seperti barang ATK disimpan dalam sebuah wadah yang mudah dijangkau dan ditemukan.
5) Barang-barang yang besar ditempatkan dengan aman dan nyaman.
6) Barang elektronik sebaiknya disimpan di ruangan yang lebih aman seperti besi teralis.
7) Barang yang terbuat dari kertas diusahakan jauh dari tempat basah, lembab, dan air.
8) Barang yang disimpan dalam lemari sebaiknya sering dibuka untuk menghindari penjamuran bila lembab.
9) Semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat yang bebas dari faktor perusak seperti panas, lembab, dan lapuk.
10) Mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.
11) Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut ketentuan bahwa persediaan lama harus lebih dulu digunakan.
12) Harus diadakan inventarisasi secara berkala.
13) Sebaiknya dilakukan kontrol atau service terhadap barang-barang tertentu agar tidak mudah rusak.
14) Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.